Você sabe o que é o planejamento de compras? É simplesmente o ato de previsibilidade dos insumos necessários para que a sua indústria/empresa consiga produzir os seus bens e serviços.

A grande maioria dos bons empresários acreditam que o processo de compras é fundamentalmente estratégico e afeta totalmente nas oportunidades do negócio. Planejar bem é muito necessário para a saúde financeira da sua empresa.

Prever as demandas faz com que o seu setor financeiro possa verificar a disponibilidade de dinheiro no fluxo de caixa, além de claro, o giro dos produtos no seu estoque. Além disso, se o processo tem tempo como seu aliado, sua empresa tem maior folga para pesquisar os melhores preços e condições de negociação mais favoráveis. Ou seja, previsibilidade faz você comprar no momento correto, na quantidade correta, mais barato e estudar melhor as opções.

Uma boa gestão empresarial permite otimizar o processo de compras de sua empresa. Escrevemos um artigo sobre como melhorar a gestão de sua indústria e você pode conferir aqui.

Além disso, essa etapa também é uma brecha para traçar melhorias e reduções de custo sem afetar o desempenho dos setores. Confira nosso artigo com dicas para o setor financeiro em tempos de crise.

Faça o orçamento, compre e confira o recebimento das mercadorias

Essas três etapas variam de cada empresa, mas, uma coisa é certa: todas elas precisam estar atentas a cada um desses pontos. Em algumas empresas, os orçamentos já estão pré-estabelecidos pois os fornecedores já são fixos e confiáveis. O ponto mais importante é conhecer as oportunidades de qualidade, preços, prazos e formas de pagamento disponíveis no mercado.

Com a mercadoria comprada e recebida, confira o recebimento dos pedidos o mais breve possível. Esteja atento à qualidade dos produtos e se o prazo foi cumprido, além de claro, se todos os documentos fiscais estão corretos e foram emitidos conforme as ordens de compra e de negociação. Certifique-se de que o índice de qualidade dos seus fornecedores [IQF] estão de acordo com o nível da sua empresa, saiba mais sobre IQF em nosso blog.

Com tudo isso conferido, é hora de gerir o estoque!

No momento em que tudo está em ordem e já conferido, é hora de registrar as mercadorias no seu sistema de gestão de estoque, para que seja possível controlar com mais clareza e assertividade os insumos e produtos disponíveis.

É somente através desse controle que todo o processo anterior pode ser construído com êxito e pontualmente, evitando perdas, falta de insumos, danos e produtos fora da validade.

Planejamento / Necessidade de Compras

Ter um estoque grande durante muito tempo pode diminuir o fluxo de caixa e reduzir os lucros de sua empresa. Por outro lado, ter um estoque com pouco produto faz com que você perca oportunidades de vendas e não consiga bater metas e/ou atingir um lucro interessante. Além de afastar muitos clientes pela falta de mercadorias e diminuição da confiança do mesmo em você.

Uma visão das necessidades, portanto, serve para que uma quantidade correta de produtos ou matérias prima estejam sempre disponível, em um número equilibrado e adequado.

Como calcular?

Vamos supor que você tenha uma indústria e produz para atender as vendas, você pode ou não ter parte do estoque dos produtos vendidos já prontos esperando para ser faturados, mas como indústria é provável que você tenha um prazo de entrega e tenha de emitir ordens de produção para produzir esta demanda faltante. Ao mesmo tempo seu estoque de matéria prima pode já estar abastecido, mas aqui também provavelmente você terá de fazer todo o processo de compras com coleta de preços e efetivação dos pedidos.

Como calcular essa falta? Imaginando que você tenha um portfólio com muitos itens sendo vendidos, alguns já com saldo em estoque, outros tenha de ser totalmente produzidos, matérias primas que são consumidos por diversos produtos ao mesmo tempo, sendo que estes materiais possam estar em casa e outros estejam faltando. Nesse caso, somente com um software ERP que tenha uma ferramenta especialista você conseguirá saber de forma rápida e segura o que vai precisar comprar. Nem vamos entrar na situação onde podemos ter novas vendas ocorrendo e outras que possa estar sendo canceladas, aqui vai ser o verdadeiro Mundo Vuca.

Para agilizar e dar segurança, seu software deverá saber quais materiais serão necessários e para cada um deles saber quanto tem em estoque, quanto tem comprado que ainda não chegou, ter uma visão de reserva por ordem de produção pois elas tem datas diferentes de uso desses materiais, isso tudo podendo mostrar a qualquer momento com filtros diferentes como datas de entrega, estoque mínimo, linhas de produto, cliente… lembre-se que uma nova venda ou qualquer cancelamento já irá interferir nas necessidades desses materiais.

Outro ponto pouco lembrado é que ele é limitador de produção, as vezes você terá de limitar a venda ou mudar o prazo de novas entregas pois não conseguirá produzir no prazo e com isso deverá evitar o atraso nas entregas que geralmente é um item crucial no seu conceito perante seu cliente.

Além disso, considere o giro de estoque. Um produto com baixa saída ou em um período não tão bom pode fazer com que você perca vendas e um produto em excesso pode fazer com que você tenha dinheiro parado.

Conclusão.

Alinhado ao planejamento de compras corporativas, economizar recursos na organização é essencial para a saúde financeira da mesma. Por essas e outras razões, fazer um bom planejamento de compras é parte de um organizado processo estratégico, o qual tem por objetivo gerenciar o fluxo de suprimentos de uma empresa, zelando pela tríade preço, prazo e qualidade.

 Uma gestão de dados de qualidade é a chave de um processo bem desenhado e confiável. Opte por utilizar uma boa ferramenta de gestão de dados, para que todo o escopo do projeto de planejamento de compras possa sair bem desenhado e atinja as expectativas.

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