Você sabe o que é um escopo de projeto?

Vamos a um exemplo:

Imagine que em uma reunião de pauta o seu líder ou coordenador lhe solicita um projeto que deve ser entregue até no final da mesma semana. Tudo bem, você já está acostumado com isso e logo confirma a disponibilidade.

Durante o desenvolvimento do projeto algumas dúvidas começam a aparecer e estas consomem um tempo que você não esperava, talvez uma tarde toda lotada desses pensamentos: Será que eu devo entregar esse relatório junto? Devo enviar por e-mail ou irei apresentar para a equipe? Se irei apresentar, devo fazer uma apresentação em Power Point ou não?

Ou seja, tudo isso são falhas no processo de estrutura do projeto. E, é claro, projetos sem estruturas tendem a ceder facilmente.

Confira algumas dicas para que seus próximos projetos sejam feitos dentro de um modelo de assertividade muito mais eficaz.

A dica primordial é: QUESTIONE!

A resolução de problemas baseia-se na identificação de possíveis falhas e no cálculo de probabilidades futuras. Neste caso, o cálculo é feito com questionamentos e isso pode ser facilmente levantado em um Brainstorm, ainda que sozinho. Isso nos lembra bastante o 5W2H:

• O que?
• Para quando?
• Como?
• Porque?
• Quem devo envolver?
• Onde?
• Quanto?

Parta do princípio mais embrionário possível do projeto e desenhe o caminho em que você imagina que ele irá se desenrolar. Durante essa linha vá traçando possibilidades que, apesar de absurdas, podem te trazer clareza, por exemplo:

Seu objetivo: Você deve encontrar um fornecedor para uma peça dos painéis elétricos que sua empresa monta.

Questione-se:

• Quais fornecedores eu tenho disponíveis na região?
• Qual a urgência desse material?
• Quando ele precisa estar no estoque?
• Quantos pedidos temos que necessitarão dessa peça?
• Qual a verba máxima que podemos gastar?
• Podemos estocar mais peças?
• Caso sim, quem poderá nos fornecer desconto?
• Caso não, qual o número exato precisaremos?
• Devemos ter peças substitutas?
• Qual a garantia das peças?
• Quais as peças semelhantes a essa que nossos concorrentes usam?

Perceba que uma grande parte dos possíveis e inúmeros problemas já pode ser resolvido de maneira simples e com um olhar holístico (entendimento geral dos fenômenos) sob a demanda.

Tenha um EAP em mãos!

Essa linha que acabamos de demonstrar chama-se EAP (Estrutura Analítica de Projetos) e é fundamental para a solução de qualquer problema.

Com o escopo de todos os possíveis problemas você pode montar um plano de ação para cada um deles e isso lhe trará maior agilidade na entrega do produto final.

Além disso, por se tratar de uma lógica linear, muitas das respostas de uma pergunta só serão respondidas caso a anterior seja solucionada, o que faz com que haja um processo.

Planejamento é a palavra chave!

Quer ajuda na construção de seu EAP? Fale com a gente!